Elegir un sistema de inventario periódico o perpetuo

¿Qué diferencia a un sistema de gestión de inventario periódico de un perpetuo y cuál tiene más sentido para tu empresa?

La mayoría de las pequeñas empresas aún utilizan la gestión periódica de inventario, aunque la gestión de inventario permanente se ha vuelto cada vez más popular gracias a que se cuentan con escaners especiales que se comunican con un software.

Comprender la diferencia entre los dos sistemas puede ayudar a descubrir qué método funciona mejor para tu negocio.

De hecho, el conocer con detalle este tipo de información te da la pauta para manejar mejor tus finanzas y pensar en un momento dado en los créditos Pymes si fuese el caso o bien, realizar ajustes o mejor aún… saber que todo fluye perfecto y seguir creciendo.

a) Sistema de inventario periódico

La gestión periódica del inventario permite a una empresa realizar un seguimiento de tu inventario inicial y final dentro de un período contable, pero no realiza un seguimiento diario del inventario o por venta.

Bajo este sistema, las compañías registran todas las compras en una cuenta de compras y en donde los empleados lo hacen bajo un recuento de inventario físico.

Una vez que se ha contado el inventario físico disponible, el saldo en la cuenta de compras se transfiere a la cuenta de inventario, que a su vez se ajusta para que coincida con el costo del inventario final.

Las compañías más pequeñas que no tienen el personal para trabajar con un sistema perpetuo a menudo usan el sistema de inventario periódico hasta que llegan a un punto donde los beneficios de un sistema de inventario perpetuo superan los costos de instalación del sistema.

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b) Sistema de inventario perpetuo

Un sistema de seguimiento de inventario perpetuo registra los ajustes a los saldos de inventario después de cada transacción a través de sistemas de inventario de punto de venta.

Esto elimina la necesidad de que la tienda cierre para realizar un inventario físico, ya que los sistemas de inventario perpetuo permiten un inventario continuo.

Los sistemas de inventario perpetuo mantienen una cuenta corriente del inventario de la compañía que se actualiza después de cada venta o devolución de artículos.

Los sistemas de inventario perpetuo implican más mantenimiento de registros que los sistemas de inventario periódico, que se lleva a cabo utilizando software especializado y automatizado.

Cada artículo del inventario se mantiene en un libro separado.

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Estos libros contables de inventario contienen información sobre el costo de los artículos vendidos, las compras y el inventario disponible.

Los sistemas de gestión de inventario perpetuo permiten un alto grado de control del inventario de la empresa por parte de la gerencia.

Los sistemas de inventario perpetuo proporcionan al propietario de la empresa un registro de transacciones de venta detalladas por artículo, incluido dónde, cuándo y a qué precio se vendieron los artículos.

Como resultado, las empresas pueden distribuir el inventario en más de una ubicación física mientras mantienen un sistema de gestión de inventario centralizado.

Incluso con un sistema de gestión de inventario perpetuo, la empresa aún necesita cerrar al menos una vez al año para realizar un recuento de inventario periódico y manual.

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c) Gestión de inventario perpetuo vs periódico

Si tu negocio es pequeño, el uso de la gestión periódica de inventario puede funcionar para tu caso porque puedes operar con solo una caja registradora y procedimientos contables simples.

Si vendes servicios en lugar de productos, es posible que no necesites un sistema de gestión de inventario, a menos que también tengas un inventario como alimentos para un restaurante o estés en el negocio de la hospitalidad.

A medida que tu negocio crezca, es posible que desees cambiar a un sistema de gestión de inventario perpetuo, ya que te permite acceder al saldo de tu cuenta de inventario en cualquier momento.

De hecho, este es el tipo de inventario que las grandes empresas manejan debido al gran volumen de transacciones de inventario y la naturaleza computarizada del resto de tus sistemas financieros y contables.

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